Чек-лист переезда офиса: 30 пунктов до дня переезда

Дороже всего в переезде компании обходится простой: каждый час, когда команда не может работать, стоит денег. Мы сделали более 2 900 переездов в столичном регионе, и в офисных переездах проблемы всегда одни и те же. Интернет заказан слишком поздно, лифт не забронирован, никто не знает, где чей стол. Список составлен как раз с расчётом на них. Распечатайте его, распределите ответственность и отмечайте пункты по мере выполнения.

Список подходит офисам на 5–200 рабочих мест. В небольшом офисе часть пунктов можно пропустить, а в крупном лучше назначить ответственного за каждый этап. Сам переезд мы проводим за выходные, подробнее на странице офисные переезды (на английском).

Офису среднего размера на подготовку реально нужно не меньше восьми недель. Упаковывать пока ничего не нужно: сейчас принимаются решения, на которых держится всё остальное.

1. Назначьте ответственного за переезд и его заместителя.Один человек принимает решения, второй подстраховывает. Все вопросы идут через них.
2. Зафиксируйте дату переезда и период пересечения.Убедитесь, что новый договор аренды начинается минимум за неделю до окончания старого. Без такого запаса любая накладка сразу становится проблемой.
3. Расторгните договор на старое помещение.Проверьте срок уведомления и дату передачи в договоре и подайте уведомление письменно.
4. Измерьте новое помещение и нарисуйте план.Отметьте рабочие места, переговорные, серверный шкаф, кухню и склад. По этому плану потом идёт весь переезд.
5. Посчитайте рабочие места и проведите инвентаризацию мебели.Решите, что переезжает, что продаётся, что идёт на переработку и что на хранение.
6. Запросите предложение от перевозчика.Укажите количество рабочих мест, этажи, лифты и желаемые даты. Mover Business готовит план переезда за 24 часа и даёт фиксированную цену после осмотра объекта.
7. Сообщите сотрудникам.Расскажите о сроках, новом адресе и о том, что нужно от каждого: в переезде участвуют все.

За месяц до переезда решается всё, у чего есть срок исполнения: подключения, разрешения и уведомления. Позже они быстрее не станут, как ни торопись.

1. Закажите интернет и связь на новый адрес.Подключение оптики занимает недели. Закажите сейчас, а в неделю переезда проверьте, что всё работает.
2. Сообщите о смене адреса в госорганы.Реестр предприятий (YTJ), Posti, страховая, банк, бухгалтерия и налоговая. Записывайте каждое уведомление с датой.
3. Обновите адрес там, где его видят клиенты.Шаблоны счетов, сайт, подписи в письмах и профиль компании в Google. Запланируйте изменение на день переезда.
4. Забронируйте лифты, места разгрузки и разрешения на парковку.По обоим адресам. Согласуйте с управляющим коды дверей и доступ для грузчиков.
5. Проверьте условия передачи старого помещения.Уровень уборки, заделка отверстий в стенах, количество ключей и пропусков. Чаще всего залог удерживают именно из-за финальной уборки.
6. Закажите вывоз мебели и хранение.Старые столы, сломанные стулья и архивные шкафы можно отдать в вывоз мусора и увезти тем же рейсом, а сезонные вещи и лишнюю мебель отправить на склад.
7. Проверьте страховое покрытие.Спросите у перевозчика, что покрывает его страхование ответственности, и проверьте собственную страховку имущества на время перевозки. В почасовую ставку Mover Business страховка включена.

Теперь переезд становится заметен. От маркировки зависит, как быстро новый офис заработает: каждая понятная наклейка экономит минуты при распаковке.

1. Придумайте систему нумерации.Каждое рабочее место получает номер, который стоит на плане, на наклейках коробок и на столах в новом офисе. Если дать каждому отделу свой цвет, распаковка пойдёт быстрее.
2. Раздайте коробки и наклейки сотрудникам.Каждый упаковывает свой стол, за общие зоны отвечает назначенный человек. Назовите точный срок, к которому всё должно быть упаковано.
3. Разберите архив.Документы с персональными данными кладите в запираемые коробки, устаревшие бумаги отдайте на безопасное уничтожение. Разгрузить архив удобнее всего именно при переезде.
4. Договоритесь, кто отключает и кто подключает IT.Сфотографируйте кабели каждого рабочего места до отключения. Mover упаковывает и маркирует технику по рабочим местам, а ваши IT-специалисты подключают её в новом помещении.
5. Сделайте резервные копии.Серверы, рабочие станции и NAS нужно сохранить до недели переезда. Проверьте, что из копии действительно можно всё восстановить.
6. Сообщите клиентам и партнёрам.Рассылка, автоответ на дни переезда и новый адрес в счетах и договорах.

Последняя рабочая неделя по старому адресу. Всё уже заказано, теперь нужно проверить, что заказы выполняются, и упаковать то, чем пользовались до последнего.

1. Подтвердите график с перевозчиком.Время, размер бригады, количество машин и телефоны контактных лиц по обоим адресам.
2. Упакуйте общие зоны.Переговорные, кухню, ресепшен и склад. Опустошите холодильник и отключите кофемашину накануне.
3. Пометьте то, что не переезжает.Арендованную мебель, оборудование здания и всё, что идёт на хранение, пометьте своей наклейкой, которую ни с чем не спутать.
4. Составьте список ключей и пропусков.Запишите, кто, что и когда возвращает. Передача старого помещения чаще всего срывается из-за недостающего ключа.
5. Осмотрите новое помещение до прибытия мебели.Электричество, освещение, сетевой шкаф, уборка и номера рабочих мест на столах или на полу.

За эти три дня офис меняет адрес. Грузчики делают тяжёлую работу, ответственный следит за ходом дел, а IT приезжает в согласованное время.

1. Вечер пятницы: отключение и погрузка.IT отключает, коробки закрываются, грузчики грузят. Ответственный последним обходит старое помещение комната за комнатой.
2. Суббота: мебель и коробки по местам.По номерам на плане: сначала сетевой шкаф, затем рабочие места, в конце общие зоны.
3. Воскресенье: подключение, уборка и передача.IT подключает и тестирует рабочие места. В старом помещении проходит уборка после переезда, мусор вывозится, ключи готовятся к передаче.

Переезд можно считать законченным, когда команда снова работает. По первому утру потом и судят обо всём проекте.

1. Будьте на месте раньше команды.Распечатайте план и список номеров и повесьте у двери. Обойдите рабочие места и соберите список недочётов: чего не хватает, что не работает, чей стул стоит не там.
2. Распакуйте, верните и закройте проект.Пустые коробки заберут по договорённости. Проверьте счета и акт передачи и коротко спросите команду, что в следующий раз стоит сделать иначе.

Тридцать пунктов звучат внушительно, но половина из них сводится к звонкам и письмам, на которые хватит одного вечера. Тяжёлую часть (мебель, коробки, IT-оборудование, уборку и мусор) можно отдать подрядчику. Mover Business делает офисные переезды в столичном регионе своей бригадой и на своих машинах. Почасовая ставка от 90 €/ч включает машину, грузчиков, топливо и страховку, надбавки за выходные нет, а в рабочие дни мы отвечаем в течение часа.

Если до переезда меньше восьми недель, список всё равно пригодится. Объедините первые два этапа и начните с заказа подключений, потому что это единственное, что нельзя ускорить.

Читайте также