Flyttchecklista för företag: 30 punkter före flyttdagen

Det dyraste i en företagsflytt är driftstoppet, eftersom varje timme som teamet inte kan jobba kostar pengar. Vi har gjort över 2 900 flyttar i huvudstadsregionen, och vid kontorsflyttar återkommer samma problem. Uppkopplingen är beställd för sent, hissen är inte bokad och ingen vet vems skrivbord som är vems. Listan är byggd kring just de problemen. Skriv ut den, fördela ansvaret och bocka av punkterna efter hand.

Listan passar kontor med 5–200 arbetsplatser. I ett mindre kontor kan man hoppa över några punkter, i ett större bör varje fas få en egen ansvarig. Själva flytten gör vi över en helg, läs mer under företagsflyttar (på engelska).

Åtta veckor är ett realistiskt minimum för ett medelstort kontor. Ännu packas ingenting. Nu fattar ni de beslut som allt annat bygger på.

1. Utse en flyttansvarig och en ersättare.En person beslutar och en annan täcker upp. Alla frågor går via dem.
2. Lås flyttdatumet och en överlappning.Se till att det nya hyresavtalet börjar minst en vecka innan det gamla slutar. Utan överlappning har ni ingen marginal om något oväntat händer.
3. Säg upp de gamla lokalerna.Kontrollera uppsägningstid och överlåtelsedag i avtalet och säg upp skriftligt.
4. Mät de nya lokalerna och rita en planritning.Markera arbetsplatser, mötesrum, serverskåp, kök och förråd. Hela flytten utgår från planritningen.
5. Räkna arbetsplatserna och inventera möblerna.Bestäm vad som flyttar, vad som säljs, vad som återvinns och vad som går till lager.
6. Begär en flyttoffert.Ange antal arbetsplatser, våningar, hissar och önskad tidpunkt. Mover Business gör en flyttplan inom 24 timmar och ger ett fast pris efter besiktning på plats.
7. Informera personalen.Gå igenom tidsplanen, den nya adressen och vad som förväntas av var och en. Alla på kontoret deltar i flytten.

En månad före flytten sköter ni allt som har leveranstid: uppkopplingar, tillstånd och anmälningar. Leveranstiderna blir inte kortare senare, hur mycket ni än skyndar på.

1. Beställ internet och telefoni till den nya adressen.Leveranstiden för fiber räknas i veckor. Beställ nu och testa under flyttveckan.
2. Gör adressändringarna hos myndigheterna.Företags- och organisationsdatasystemet (YTJ), Posti, försäkringsbolaget, banken, bokföringsbyrån och Skatteförvaltningen. Anteckna varje anmälan med datum.
3. Uppdatera adressen där kunderna ser den.Fakturamallar, webbplats, e-postsignaturer och Googles företagsprofil. Schemalägg ändringen till flyttdagen.
4. Boka hissar, lastplatser och parkeringstillstånd.Boka i båda ändarna och kom överens med disponenten om dörrkoder och passerkort för flyttarna.
5. Kontrollera överlåtelsevillkoren för de gamla lokalerna.Städnivå, lagning av väggar, antal nycklar och passerkort. Slutstädningen är den vanligaste orsaken till att en deposition hålls inne.
6. Beställ återvinning av möbler och lagring.Gamla bord, trasiga stolar och arkivskåp går som avfallstransport på samma tur, medan säsongsvaror och överblivna möbler går till lagret.
7. Säkerställ försäkringsskyddet.Fråga flyttfirman vad ansvarsförsäkringen täcker och kontrollera din egen egendomsförsäkring under transporten. Försäkringen ingår i Mover Business timpris.

Nu börjar flytten synas på kontoret. Märkningssystemet avgör hur snabbt det nya kontoret är redo för arbete, och varje tydlig etikett sparar minuter vid uppackningen.

1. Bygg ett numreringssystem.Varje arbetsplats får ett nummer som syns på planritningen, på lådornas etiketter och på borden i det nya kontoret. En färg per avdelning snabbar upp uppackningen.
2. Dela ut lådor och etiketter.Var och en packar sitt eget skrivbord; gemensamma utrymmen får en namngiven ansvarig. Sätt en tydlig deadline för packningen.
3. Gå igenom arkivet.Lägg personuppgifter i låsta lådor och skicka föråldrade papper till säker dokumentförstöring. En flytt är det bästa tillfället att banta arkivet.
4. Kom överens om vem som kopplar ur och kopplar in IT.Fotografera kablarna vid varje arbetsplats innan de dras ur. Mover packar och märker utrustningen per arbetsplats, och er IT kopplar in den i de nya lokalerna.
5. Ta säkerhetskopior.Säkerhetskopiera servrar, arbetsstationer och NAS före flyttveckan och kontrollera att återställningen faktiskt fungerar.
6. Informera kunder och partner.En e-postrunda, ett frånvaromeddelande för flyttdagarna och den nya adressen på fakturor och avtal.

Det här är sista arbetsveckan på den gamla adressen. Alla beställningar är gjorda, så nu ser ni till att de blir av och packar det som används in i det sista.

1. Bekräfta tidsplanen med flyttfirman.Klockslag, teamets storlek, antal bilar och kontaktpersonernas telefonnummer i båda ändarna.
2. Packa de gemensamma utrymmena.Mötesrum, kök, reception och förråd. Töm kylskåpet och koppla ur kaffemaskinen dagen innan.
3. Märk det som inte flyttar.Hyrda möbler, fastighetens egen utrustning och sådant som går till lagret får en egen, tydligt avvikande etikett.
4. Lista alla nycklar och passerkort.Vem lämnar tillbaka vad och när. En saknad nyckel är det vanligaste som stjälper överlåtelsen av gamla lokaler.
5. Besiktiga de nya lokalerna innan möblerna kommer.El, belysning, nätverksskåp, städning och nummerlappar för arbetsplatserna på borden eller golvet.

Under de här tre dagarna byter kontoret adress. Flyttarna gör det tunga jobbet, den flyttansvarige håller i trådarna och IT kommer på avtalad tid.

1. Fredag kväll: urkoppling och lastning.IT kopplar ur, lådorna försluts och flyttarna lastar. Den flyttansvarige går sist igenom de gamla lokalerna rum för rum.
2. Lördag: möbler och lådor på plats.Allt placeras enligt numren på planritningen: nätverksskåpet först, sedan arbetsplatserna och sist de gemensamma utrymmena.
3. Söndag: inkoppling, städning och överlåtelse.IT kopplar in och testar arbetsplatserna. De gamla lokalerna flyttstädas, avfallet körs bort och nycklarna görs klara för överlåtelse.

Flytten är klar först när teamet är i gång och jobbar i de nya lokalerna. Den första morgonen avgör hur alla kommer att minnas hela projektet.

1. Var på plats före teamet.Skriv ut planritningen och nummerlistan och sätt dem vid dörren. Gå runt bland arbetsplatserna och samla en bristlista: vad saknas, vad fungerar inte, vems stol står fel.
2. Packa upp, lämna tillbaka och avsluta projektet.Tomma lådor hämtas enligt överenskommelse, fakturor och överlåtelseprotokoll kontrolleras, och en kort feedbackrunda visar vad som ska göras annorlunda nästa gång.

Trettio punkter låter mycket, men hälften är telefonsamtal och e-post som ryms på en eftermiddag. Den tunga delen går att lägga ut: möbler, lådor, IT-utrustning, städning och avfall. Mover Business gör kontorsflyttar i huvudstadsregionen med egen personal och egna bilar. Timpriset från 90 €/h inkluderar bil, flyttare, bränsle och försäkring, det finns inget helgtillägg och vi svarar inom en timme på vardagar.

Är tidsplanen redan snävare än åtta veckor fungerar listan ändå. Slå ihop de två första faserna och börja med att beställa uppkopplingen, eftersom det är det enda steget som inte går att skynda på.

Läs också