Kontori kolimise kontrollnimekiri: 30 punkti enne kolimispäeva

Ettevõtte kolimisel on põhiküsimus seisak: iga tund, mil meeskond ei saa töötada, maksab. Oleme teinud pealinnapiirkonnas üle 2 900 kolimise ja kontorikolimistel korduvad samad probleemid: ühendused on tellitud liiga hilja, lift on broneerimata ja keegi ei tea, kelle laud on kelle oma. Nimekiri on koostatud just nende probleemide vältimiseks. Prindi see välja, jaga vastutus ära ja märgi punktid jooksvalt tehtuks.

Nimekiri sobib 5–200 töökohaga kontoritele: väiksemas võib osa punkte vahele jätta, suuremas tasub igale etapile määrata oma vastutaja. Kolimise enda teeme nädalavahetusel: vaata ettevõtete kolimist (inglise keeles).

Kaheksa nädalat on keskmise suurusega kontori jaoks realistlik miinimum. Selles etapis tehakse otsused, millele kõik muu toetub, ja pakkida pole veel vaja midagi.

1. Määra kolimise eest vastutaja ja tema asendaja.Üks inimene otsustab, teine asendab. Kõik küsimused käivad nende kaudu.
2. Lepi kokku kolimispäev ja ruumide kattuvus.Veendu, et uus üürileping algaks vähemalt nädal enne vana lõppemist. Kui lepingud ei kattu, ei jää üllatuste jaoks varu.
3. Ütle vanad ruumid üles.Kontrolli lepingust etteteatamistähtaeg ja üleandmispäev ning esita teade kirjalikult.
4. Mõõda uued ruumid ja joonista plaan.Märgi töökohad, koosolekuruumid, serverikapp, köök ja ladu. Plaan on kogu kolimise käsiraamat.
5. Loe töökohad kokku ja inventeeri mööbel.Otsusta, mis kolib, mis müüakse, mis läheb ringlusse ja mis lattu.
6. Küsi kolimispakkumine.Anna teada töökohtade arv, korrused, liftid ja soovitud aeg. Mover Business koostab kolimisplaani 24 tunniga ja annab pärast objekti ülevaatust fikseeritud hinna.
7. Teavita töötajaid.Räägi neile ajakavast, uuest aadressist ja sellest, mida igaühelt oodatakse, sest kolimises osalevad kõik.

Kuu enne kolimist aetakse korda kõik, millel on tarneaeg: ühendused, load ja teated. Hiljem need kiiremaks ei lähe, kui palju ka ei kiirustaks.

1. Telli uuele aadressile internet ja sideühendused.Kiudühenduse tarneaega arvestatakse nädalates. Telli nüüd, testi kolimisnädalal.
2. Tee aadressimuudatused ametiasutustes.Äriregister (YTJ), Posti, kindlustusselts, pank, raamatupidaja ja maksuamet. Kirjuta iga teade koos kuupäevaga nimekirja.
3. Uuenda aadress seal, kus kliendid seda näevad.Arvepõhjad, veebileht, e-kirja allkirjad ja Google'i ettevõtteprofiil. Ajasta muudatus kolimispäevale.
4. Broneeri liftid, laadimiskohad ja parkimisload.Mõlemas otsas. Lepi haldajaga kokku uksekoodid ja kolijate ligipääs.
5. Kontrolli vanade ruumide üleandmistingimusi.Koristuse tase, seinaaukude parandamine, võtmete ja läbipääsukaartide arv. Lõpukoristus on kõige sagedasem põhjus, miks tagatis kinni peetakse.
6. Telli mööbli ringlussevõtt ja ladustamine.Vanad lauad, katkised toolid ja arhiivikapid lähevad sama sõiduga jäätmeveona; hooajakaup ja üleliigne mööbel lattu.
7. Kontrolli kindlustuskaitset.Küsi kolimisfirmalt, mida nende vastutuskindlustus katab, ja vaata üle oma varakindlustus veo ajaks. Mover Businessi tunnihind sisaldab kindlustust.

Nüüd muutub kolimine nähtavaks. Märgistussüsteemist sõltub, kui kiiresti on uus kontor töökorras, sest iga selge silt säästab lahtipakkimisel minuteid.

1. Loo numeratsioonisüsteem.Iga töökoht saab numbri, mis on plaanil, kastide siltidel ja uue kontori laudadel. Värv osakonna kaupa kiirendab lahtipakkimist.
2. Jaga kastid ja sildid töötajatele.Igaüks pakib oma laua; ühisruumidele määratakse vastutaja. Sea pakkimisele selge tähtaeg.
3. Vaata arhiiv läbi.Isikuandmed lukustatud kastidesse, aegunud paberid turvalisse hävitamisse. Kolimine on parim hetk arhiivi kergendamiseks.
4. Lepi kokku, kes ühendab IT lahti ja kes tagasi.Pildista iga töökoha kaabeldus enne lahtiühendamist. Mover pakib ja märgistab seadmed töökohtade kaupa ning teie IT ühendab need uutes ruumides.
5. Tee varukoopiad.Serverid, tööjaamad ja NAS enne kolimisnädalat. Kontrolli, et taastamine päriselt töötab.
6. Teavita kliente ja partnereid.E-kirjade ring, äraolekuteade kolimispäevadeks ning uus aadress arvetele ja lepingutele.

Viimane töönädal vanal aadressil. Kõik tellimused on tehtud; nüüd veendutakse, et need teoks saavad, ja pakitakse see, mida on kasutatud viimse hetkeni.

1. Kinnita ajakava kolimisfirmaga.Kellaajad, meeskonna suurus, autode arv ja kontaktisikute telefoninumbrid mõlemas otsas.
2. Paki ühisruumid.Koosolekuruumid, köök, vastuvõtt ja ladu. Tühjenda külmkapp ja ühenda kohvimasin lahti päev varem.
3. Märgista see, mis ei koli.Üürimööbel, hoone enda seadmed ja lattu minev kraam saavad oma, selgelt erineva sildi.
4. Koosta võtmete ja läbipääsukaartide nimekiri.Kes tagastab mida ja millal. Puuduv võti on kõige sagedasem asi, mis vanade ruumide üleandmise nurja ajab.
5. Vaata uued ruumid enne mööbli saabumist üle.Elekter, valgustus, võrgukapp, koristus ja töökohtade numbrisildid laudadel või põrandal.

Kolm päeva, mille jooksul kontor vahetab aadressi. Kolijad teevad raske töö, vastutaja hoiab niite käes ja IT tuleb kohale kokkulepitud ajal.

1. Reede õhtu: lahtiühendamine ja laadimine.IT ühendab lahti, kastid suletakse, kolijad laadivad. Vastutaja käib vanad ruumid viimasena tuba toa haaval läbi.
2. Laupäev: mööbel ja kastid paika.Plaani numbrite järgi: võrgukapp esimesena, siis töökohad, viimasena ühisruumid.
3. Pühapäev: ühendamine, koristus ja üleandmine.IT ühendab ja testib töökohad. Kolimisjärgne koristus vanades ruumides, jäätmed ära, võtmed üleandmiseks valmis.

Kolimine on läbi alles siis, kui meeskond saab uues kontoris tööd teha. Esimesest hommikust sõltub, kuidas kogu projekt meelde jääb.

1. Ole kohal enne meeskonda.Prindi plaan ja numbrite nimekiri ukse juurde. Käi töökohad läbi ja koosta puuduste nimekiri: mis on puudu, mis ei tööta, kelle tool on vales kohas.
2. Paki lahti, tagasta ja lõpeta projekt.Tühjad kastid viiakse ära kokkuleppe järgi, arved ja üleandmisakt kontrollitakse ning lühike tagasisidering ütleb, mida järgmine kord teisiti teha.

Kolmkümmend punkti kõlab palju, aga pooled neist on telefonikõned ja e-kirjad, mis mahuvad ühte pärastlõunasse. Raske osa (mööbel, kastid, IT-seadmed, koristus ja jäätmed) saab sisse osta. Mover Business teeb kontorikolimisi pealinnapiirkonnas oma meeskonna ja oma autodega: tunnihind alates 90 €/h sisaldab autot, kolijaid, kütust ja kindlustust, nädalavahetuse lisatasu ei ole ja tööpäevadel vastame tunni jooksul.

Kui ajakava on juba kaheksast nädalast tihedam, töötab nimekiri ikkagi: liida kaks esimest etappi kokku ja alusta ühenduste tellimisest, sest see on ainus samm, mida ei saa kiirendada.

Loe ka